חוק פרקינסון - Parkinson's Law

"העבודה מתרחבת באופן כזה, שהיא מנצלת את כל הזמן המצוי לשם ביצועה"

סיריל נורת'קוט פרקינסון, היסטוריון וחוקר מנהל ציבורי בריטי, נודע בעיקר בעקבות הספר אותו פרסם בשנות ה-50 של המאה הקודמת ובו אחד הציטוטים הכי מוכרים שלו:

"Work expands so as to fill the time available for its completion"

במילים אחרות, כמות הזמן שייקח לנו לבצע משימה היא כמות הזמן שנקצה לה. 

נשמע די פשוט, אבל תחשבו על זה רגע, ותנו לזה לשקוע…

כלומר, אם נקצה שעה לפגישה או לביצוע משימה מסויימת, נצליח למלא את השעה הזו, גם אם יכולנו לעשות זאת בפחות זמן.

עד כאן החלק שאומר – וואלה, אולי לא כדאי סתם לתת הערכות יתר בזמנים של משימות מסוימות (כי אנחנו מפחדים מהערכת חסר), אנחנו סתם נמלא את הזמן הזה.

***

בואו נסתכל על זה מנקודת מבט אחרת – נניח שיש לנו דדליין רחוק למשימה מסויימת, אנו עשויים לחכות עד הרגע האחרון (מישהו אמר דחיינות?) ואיכשהו עדיין להצליח לסיים אותה בזמן (ולעיתים אפילו עם תוצאה טובה).
אז אמנם הצלחנו לעמוד בדדליין, אבל זה גבה מאיתנו מחיר נפשי, סטרס ואולי מחסור בשעות שינה.

אבל מה בעצם קרה פה?
השתמשנו בכל מסגרת הזמן שניתנה לנו עד הדדליין כאשר בפועל היינו צריכים רק חלק ממנה (החלק בו אשכרה עבדנו על המשימה). במהלך כל מסגרת הזמן אכלנו את עצמנו שאנחנו דחיינים, ישבנו לעבוד על זה אבל לא באמת עבדנו על זה, דאגנו מתי נספיק לסיים את זה והרגשנו רע עם עצמנו (ועל כן בזבזנו משאבים יקרים של קשב,אנרגיה וזמן).

אז מה אפשר לקחת מחוק פרקינסון וללמוד לטובתנו?

1. להיות מודעים לתופעה הנ"ל. מדהים כמה מודעות היא דבר שעוזר לנו. לפעמים מספיקה המודעות כדי לשאול את עצמנו האם אנחנו באמת צריכים פגישה של שעה (או שאולי 45 דקות יספיקו) בשביל לשבת לדון בנושא מסוים ופשוט אנו ר-ג-י-ל-י-ם לזמן אנשים לפגישות של שעה.
2. להקדים לעצמנו דדליינים? ברור שיש פה מניפולציה על עצמנו אך אולי היא יכולה לשרת אותנו כך שלא נגיע לרגע האחרון ועם הלשון בחוץ (ונחזיק אצבעות שלא ייפול עלינו בלת"ם בדיוק ברגע הקריטי).
3. להקצות פחות זמן למשימות מסוימות? אם נקצה פחות זמן למשימות מסוימות (כל עוד נהיה ריאליים!), יכול להיות שנצליח לסיים אותן בפחות זמן. למה? כי ככל הנראה נגיע חדים וממוקדים יותר ונצליח לייצר יותר פוקוס. עכשיו מה שעלינו לעשות זה לזקק את המטרה של הפגישה/משימה שלנו כך שנוכל להביא לתוצאה הרצויה בפחות זמן.
4. אנחנו צריכים ללמוד להיות טובים יותר בהערכות זמנים. דיברנו על זה בפוסט הקודם והזכרנו את החשיבות של איסוף המידע על הזמן שלנו. מעטים מאיתנו יודעים לציין כמה זמן (באמת) השקענו בכל מיני משימות, אז אולי שווה להתחיל לאסוף את המידע הזה על עצמנו. הרי אנחנו אנשים שאוהבים לקבל החלטות מושכלות על סמך DATA לא?

כמובן שיש עוד דברים אבל מספיק לבינתיים. את הדברים העיקריים כבר כתבתי ואני לא רוצה סתם להמשיך ולהאריך בדברים רק כי נשארו לי עוד כמה דקות לכתוב את הפוסט הזה

יאללה, N-Zman! מקווה שנתתי קצת חומר למחשבה

מה איתכם? איך אתם מעריכים זמנים למשימות שלכם?