הערכות זמנים - Time Estimates

בואו נדבר רגע על הערכות זמנים!

חלקנו ממש טובים בזה, אבל רובנו ממש לא…

אני שומע על האתגר הזה מכל כך הרבה אנשים וארגונים שיוצא לי לעבוד איתם.

הקטע המעניין הוא שזה הולך לשני הכיוונים – גם הערכת חסר וגם הערכת יתר.

במרבית המקרים אנו נוטים להערכת חסר!
דניאל כהנמן ועמוס טברסקי התייחסו לתופעה זו בהרחבה תחת השם "Planning Fallacy".

אז למה אנו מניחים שמשימה מסויימת תיקח לנו חצי שעה ובסוף היא לוקחת לנו 45-60 דקות (אם לא יותר)?

שלל סיבות מוצדקות ולפעמים גם תירוצים. אבל בין הסיבות העיקריות נוכל למצוא את הבאות:
* אנחנו אופטימיים מדי ונוטים ל-wishful thinking.
* אנחנו נוטים להעמיס על עצמנו יותר מדי.
* אנחנו לא ממוקדים מספיק ונתונים להרבה הסחות דעת וגירויים (וואטסאפ, סלאק, פייסבוק, אינסטגרם, טיקטוק, לינקדאין ועוד).
* אנחנו לא לוקחים בחשבון שייכנסו בלת"מים בלתי צפויים.
* אין לנו DATA! ועל זה אני אתעכב עוד טיפה, ברשותכם..

אין לנו את המידע האמיתי של כמה זמן לקחה לנו משימה מסויימת, כך שנלמד לפעמים הבאות כמה זמן זה באמת (!) לוקח ונייצר הערכת זמנים מדויקת ומהימנה יותר.
אני מציע שנתחיל לאסוף על עצמנו את ה-DATA הזה, וזו בין היתר אחת הסיבות שאני מעדכן את הלו"ז שלי רטרואקטיבית! כן, קראתם נכון, אני מעדכן רטרואקטיבית את הלו"ז ומשנה את כמות הזמן שהקדשתי לדברים מסויימים.
למה?
כי ככה אני לומד איפה השקעתי את הזמן שלי וכמה זמן דברים באמת לקחו. כך אוכל בפעם הבאה שאתיישב לעשות משימה דומה, להעריך בצורה יותר ריאלית כמה זמן זה באמת ייקח לי ולא סתם אזרוק מספר לאוויר.
יותר מזה, כשנעשה זאת, נקבל סוג של 'כאפת מציאות' שדברים שאנחנו אומרים "זה רק שנייה", "זה ממש קצר, כמה דקות וסיימתי" זה בדרך כלל קצת יותר מזה.. אנחנו יודעים את זה, אבל לא רואים את זה בעיניים. פה הלו"ז הויזואלי (או אפליקציות אחרות) יעזור לנו לראות שישבנו עכשיו X זמן על מיילים/עיצוב מצגת/תכנון ספרינט וכו'.

ומה לגבי הערכת יתר?

זה מקרה קצת יותר נדיר, אבל עדיין קורה, וגם לו יש השפעה עלינו.
אדבר על הסוגייה הזו קצת יותר בהרחבה בעתיד כשאתייחס ל'חוק פרקינסון' ולעובדה שנמלא את הזמן שהקצבנו למשימה/לפגישה מסויימת גם אם יכולנו לסיים אותה בפחות זמן.

אז מה עושים עכשיו?

כמו תמיד, אני ממליץ להתחיל בצעד קטן, אז – תשאלו את עצמכם כמה זמן אתם חושבים שייקח לכם לעשות משהו מסוים ואז תפתחו סטופר ותראו כמה זמן זה באמת לקח (אני משער שתופתעו). אין פה תחרות!! יש פה מטרה שנלמד כמה זמן דברים באמת (!) לוקחים לנו, שנבחין בכמות ההסחות השונות שמפריעות לנו בדרך ושנוכל להעריך זמנים בצורה טובה יותר בעתיד.

הרי אם עכשיו הייתי מבקש מכם לתת לי הערכה בנוגע לסוגיה פיננסית מסויימת, הייתם אומרים לי תביא לי מידע נוסף כדי שאוכל לתת הערכה מושכלת לא? אז למה אנחנו לא נוהגים כך עם הזמן שלנו?

נקודה למחשבה. גם כשלכולנו N-Zman! בהצלחה