זמן בלת"מים - Time for the Unplanned

מרגישים שכל הזמן נופלות עליכם משימות דחופות ובלתי צפויות?

הפוסט (הקצת הארוך) הזה הוא בשבילכם.

אני הולך להציע רעיון שאולי יישמע טיפה מוזר בהתחלה אבל ממש לא כדאי לכם לפספס.

אני מציע לשריין זמן לבלת"מים (בלתי – מתוכננים)!

כן כן, לשריין זמן מראש למשהו בלתי צפוי.

***

בלת״מים הם חלק מהחיים שלנו וגם אליהם כדאי להתייחס ו'להתכונן' מראש.

כלומר, כשאנו באים לתכנן את היום או השבוע שלנו, אנחנו צריכים לשמור קצת זמן ספייר לבלת"מים.

למה?
כי הם תמיד יהיו, וכנראה ייפלו עלינו בדיוק בזמן הכי פחות מתאים שיש.

מעבר לשריון הזמן, הרעיון העיקרי שאנחנו צריכים ללמוד ולתרגל הוא להפריד בין משהו שהוא באמת בהול כמו צנרת בבית שכרגע התפוצצה, לבין מייל חשוב ודחוף (שנפל עלינו פתאום כמובן) שגם אם אגיב עליו בעוד כשעה הכל יהיה בסדר. לכן, לא אצטרך לעזוב את מה שאני עושה כרגע כדי להגיב אליו, אלא אתפנה אליו בזמן הבלת"מים ששריינתי בלו"ז מראש מיד אחרי שאסיים את המשימה הנוכחית.

המחיר שאנחנו משלמים על הקפיצה בין המשימות (סוגיה שנקראת Task/Context Switching, בטח ארחיב עליה מתישהו בעתיד) הוא גבוה מאוד וזה גם נורא מבאס ומתסכל.

***

"אבל אני לא באמת יכול/ה לדעת מראש מה ומתי ייפלו עליי דברים…"

אז למה בכל זאת כדאי לשריין זמן לבלת"מים?

* עצם העובדה שיש לנו זמן ספייר ומוגדר להפתעות שיצוצו קצת מרגיעה אותנו (קול פנימי שלנו שאומר "יש לי זמן לטפל בזה, אטפל בזה אחר כך בזמן הבלת"מים ולא כרגע").
* זה מאפשר לנו לשמור את 'השעות הטובות' שלנו לעצמנו לטובת קידום המשימות שתכננו, ולטפל בדברים הנוספים מיד לאחר מכן.
* זה עוזר לנו להבין (ולראות בעיניים אם זה בלו"ז) שאנחנו נוטים להעמיס יותר מדי על הימים שלנו. כאשר נראה פחות שעות פנויות בלו"ז, כי שריינו זמן לבלת"מים שגם ככה היינו מטפלים בהם במהלך היום, נבין שאי אפשר לדחוף עוד ועוד משימות ליום.
* אם לא נתחשב בזמן שהבלת"מים הללו ייקחו לנו, לרוב נרגיש רע עם עצמנו ואפילו נהיה קצת "מופתעים" ולא נבין למה לא הספקנו את מה שתכננו. מעבר לכך, אם בסופו של דבר כן נרצה להשלים את כל מה שתכננו זה ייאלץ לבוא על חשבון דברים אחרים (זמן פרטי, ספורט, זמן עם המשפחה וכו').
* עם הזמן אנחנו לומדים ונעשים טובים יותר בלהעריך כמה זמן משימות מסוימות צפויות לקחת לנו ונזדקק לפחות זמן ספייר. כמו כן, אנחנו משתפרים ונעשים מנוסים יותר בלצפות אילו דברים ייפלו עלינו ומתי (בהרבה מקרים זה כשמתקרבים לסופ"ש, סוף חודש, סוף רבעון, סוף שנה. יכול להיות גם לתחילת תקופה, לקראת פגישת הנהלה שמתקרבת וכו').
* במידה ולא 'השתמשנו' בזמן הזה אז הוא משמש בתור ספייר לפגישות שהתארכו (כי הזמן שלהן צריך להילקח מאיפשהו) או לחילופין פשוט נותן לנו כמה דקות לנוח ותחושה שקיבלנו קצת זמן 'מתנה'.

כמה זמן כדאי לשריין?

זה נורא אינדיבידואלי ותלוי תפקיד.
עם רוב האנשים שיצא לי לעבוד זה עמד על בין חצי שעה לשעה ביום.
אבל תנסו ותגלו כמה זמן אתם צריכים באופן אישי. אין פה שום תחרות כמובן. זהו זמן שגם ככה אתם מטפלים בדברים הללו ביום יום, אז פשוט שווה להתחשב ולהתייחס אליו מראש.

מה עושים אם הבלת"ם בכל זאת מחייב אותי לעצור באותו הרגע ולהפסיק את מה שעשיתי?

מטפלים בו כמובן, ומחליפים בלו"ז את הזמנים בין זמן הטיפול בבלת"מים לבין הזמן שתכננתי לעשות בו את המשימה האחרת. אם זמן הבלת"מים לא הספיק כדי לטפל במה שהייתם צריכים, אז ייתכן ואתם צריכים לשריין יותר זמן מראש (והכוונה היא לבלת"מים 'רגילים' ולא לבלת"ם כמו צנרת שהתפוצצה שפשוט דוחה את כל הלו"ז קדימה).

***

אני בטוח שקריאת הפוסט הזה לקחה לכם דקה יותר ממה שחשבתם, כי ניסיתי לכתוב ולתת כמה שיותר ערך אז הפוסט יצא קצת ארוך. הנה עוד סיבה למה כדאי לשריין זמן ספייר בלו"ז 😉

אם בא לכם שנמשיך לדבר על זה, אשמח שתכתבו לי בפרטי.
מוזמנים ומוזמנות גם לשריין לנו חצי שעת ייעוץ (עליי, מתנה!) בלינק הבא 🤓

יאללה, N-Zman!